Инвентарная карточка учёта основных средств. Правила заполнения формы ОС-6.

Инвентарная карточка учета объекта основных средств относится к первичной бухгалтерской документации, являясь важной частью отчётности, отражающей актуальное состояние ОС, факты их приема и списания. Рассмотрим основные аспекты формирования и вопросы, связанные с правилами ведения документа с учётом всех требований контролирующих органов в 2021 году.

В какой момент происходит формирование инвентарной карточки учета основных средств

Функциональным предназначением этого отчётного документа является своевременный регулярный учёт наличия, приема и состояния основных средств (ОС) на балансе компании. Заполняется унифицированная форма на любые объекты: как находящиеся в фактической собственности, так и взятые в аренду. Формирование, поддержание актуального отчёта является обязательным для компаний любой формы собственности. Разница только в конкретной форме и особенностях ведения. Небольшие предприятия чаще всего ведут специальный инвентарный журнал, где вносится информация обо всех ОС на бухгалтерском балансе. В крупных организациях в 2021 году каждый основной объект получает индивидуальную карточку учета основных средств.

Заполняется карточка по установленным правилам в момент, когда ОС номинально переходит из собственности бывшего владельца к текущему. Если в ходе применения со средством ним происходят какие-либо изменения, они сразу же вносятся в документ либо впоследствии, по факту завершения производимых изменений. Информация, вносимая в инвентарный журнал маленькой компании или инвентарную карточку конкретного объекта, может быть взята из документации от производителя, прикладываемой к проданному оборудованию либо иному ОС из приёмо-передаточного акта, из документации, заполняемой во время их перемещении между объектами, документации по амортизационным отчислениям, ровно как подтверждениям обоснованных списаний основных средств по каким-либо объективным причинам.

На что нужно обратить внимание при заполнении бланка

Любая компания вправе разработать самостоятельно оформленную, с учётом особенностей проводимой деятельности, форму документа для учёта движения, принятие и состояния основных средств по объектам или по всей организации в целом. Так же используется унифицированный бланк, включающий все требуемые поля вне зависимости от профиля деятельности фирмы и её размеров.

Поскольку бланк по форме ОС-6 включён в перечень первичной бухгалтерской документации, то на основании заполняемых данных об ОС производятся записи для налоговой либо учётные регистры. По этой причине в случае самостоятельного формирования бланка важно учитывать все необходимые требования 2021 года, чтобы разработанный внутри фирмы документ соответствовал всем определенным законом правилам.

Первичная документация, к которой относится соответствующая унифицированная карточка учёта, обязательно должна содержать следующие поля для заполнения (требования определены п.2 ст.9 ФЗ-402):

  • наименование бланка заполняемой формы необходимо для корректного учёта предоставляемой документации;
  • дата начала выдения формы (если речь идет о ОС-6, то этой датой считается дата постановки на балансовый учёт);
  • полное наименование компании;
  • описание конкретного факта производимой хозяйственной деятельности: постановка, снятие с баланса, списание;
  • количественный показатель, который отражает производимое действие. Либо в штучном, либо и денежном эквиваленте;
  • единицы измерения: штуки, рубли, иные показатели;
  • должностное лицо, ответственное за оформление отчётов;
  • ФИО ответственных;

Если предприятие использует индивидуальную форму, тогда нужно обязательно зафиксировать ее в учётной политики компании, чтобы документация внутри организации была унифицирована. Допущенные ошибки при самостоятельном оформлении первичной документации могут привести к штрафам (ст. 120 Налогового Кодекса РФ).

Оптимальным вариантом в случае небольших и средних компаний, без полноценной бухгалтерии, станет использование услуг профильной аутсорсинговой фирмы. В таком случае вся работа по заполнению карточек учёта основных средств, актов и также иной первичной документации, делает профессионалами своего дела, владеющими акутальными изменениями налогового законодательства. Таким образом вы избежите потенциально возможных бухгалтерских ошибок, а следовательно и штрафов. Ещё можно сэкономить на оптимизации налогообложения и содержании собственной бухгалтерии.

Особенности первого заполнения и поддержания акутального состояния карточки

В форме есть несколько основных разделов, которые заполняются при постановке описываемого основного средства на балансовый учёт либо в случае проведения с ним актов хозяйственной деятельности:

  • Первый раздел включает информацию, заполняемую, когда ОС уже эксплуатировалось его предыдущим владельцем. Здесь обязательно указывается дата производства, дата его запуска в эксплуатацию, срок использования, сведения об амортизационных отчислениях и остаточной стоимости;
  • Во втором разделе указывается начальная цена нового устройства, предполагаемый срок использования ОС;
  • Третий раздел – переоценка стоимости;
  • В четвертом разделе указывается балансовая актуальная цена ОС. Наименование подразделения, где учитывается ОС.Также здесь указываются реквизиты акта приёма-передачи;
  • В пятом и шестом разделах отражается данные о затратах на проведение ремонта и реконструкцию;
  • Основные характеристики ОС указываются в седьмом разделе.

Ответственный сотрудник обязательно ставит свою подпись по факту заполнения унифицированной карточки или внесения изменений в ней. Обычно это штатный (аутсорсинговый) бухгалтер либо иной работник, выполняющий его функции. При работе с аутсорсинговой бухгалтерией обязательно убедитесь, что у неё есть действующая страховка, предусматривающая ответственность за некорректную, несвоевременно представленную контролирующим органам отчётность. Если такой страховки у аутсорсинговой фирмы нет, вашу организацию могут оштрафовать за ошибки, совершённые внештатными сотрудниками.

Все ли обязаны вести инвентарные карточки на ОС?

Учёт всего балансового имущества, вне зависимости от формы собственности, размера организации, естественно, очень важен. В 2021 году в некоторых случаях можно обойтись без заполнения формы ОС-6. В случае, если в компании немного имущества и основных средств, для актуализации информации о них и корректного предоставления информации контролирующим органам, можно вести не отдельные инвентарные карточки, а заполнять инвентарный журнал или книгу.

В инвентарную книгу обязательно первым включается титульный лист, где указывается полное наименование, основные реквизиты юрлица, дата начала заполнения, ФИО сотрудника, ответственного за её ведение, актуализацию данных. Обычно инвентарный журнал ведётся сотрудниками бухгалтерской службы. Все данные по ОС построчно вносится в инвентарную книгу, указывая тип проводимых с ними действий (ремонт или усовершенствование, сумму реального износа, степень амортизации, сумму амортизационных взносов, дату, причину снятия ОС с баланса).

Законодательно не установлено, какое количество ОС должно быть у организации, чтобы потребовалось введение инвентарных карточек по каждому объекту вместо единой инвентарной книги. Обычно книга вместо карточек используется на малых и средних фирм. В таком формате книга предусматривает достаточное количество страниц, чтобы хватило для чуть большего количества объектов, чем есть на момент заведения документа. Крупные предприятия обычно используют стандартные формы карточек учёта основных средств по каждому объекту.

В больших компаниях, где есть большое количество сходных по признакам ОС, инвентарные карточки объеденяются в группы (форма ОС-6А). Такая форма заполняется и ведётся совместно с индивидуальными инвентарными карточками, предназначена она для удобства учёта, поддержания актуальности теущей ситуации. Использование такой формы не является обязательным.

В случае, если проверка выявит отсутствие документации, контролирующей наличие и состояние основных средств, находящихся на балансовом учёте, или ведение карточек (инвентарного журнала) с ошибками, то есть риск оказаться оштрафованным за выявленное нарушение правил организации учёта объектов налогообложения. В зависимости от выявленных обстоятельств сумма штрафа варьируется в пределах 10-40 тыс. ₽, в случае регулярных (тем более серьёзных) нарушений сумма штрафа потенциально взлетит до 20% от суммы недовнесённых налогов.

Форма заявки

Мы очень рады, что вы решили связаться с нами. Пожалуйста, заполните форму и мы обязательно перезвоним. Обычно мы перезваниваем в течение одного рабочего дня.

    Нажимая на кнопку "Отправить" вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности персональных данных. Если вы не согласны - не нажимайте.

    X
    Отправить заявку