Инвентаризация по штрих-коду

Инвентаризация по штрих-коду - это наиболее часто используемый, с технической точки зрения, способ учета имущества, который применяется в самых разных сферах. Эффективная инвентаризация необходима для поддержании порядка в компании и предотвращения потерь. Существует несколько путей ее организации, которые отличаются периодичностью, методом контроля и другими особенностями.

Что такое инвентаризация по штрих-кодам?

«Инвентаризация по штрих-коду» – это специальный программно-аппаратный комплекс, который применяется в качестве расширения программы 1С. Кроме того, он состоит из специального оборудования для учета, которое подключается к мобильной или компьютерной технике. Такой метод учета подходит для контроля за разными типами имущества:

• основных средств компании, предприятия, магазина или другой организации;
• товаров;
• материалов;
• рабочих инструментов;
• инвентаря;
• спецодежды, а также многих других вещей.

Для этой работы используется типовая конфигурация 1С со специальным расширением «Инвентаризация по штрих-коду», которое дополняет возможности программы. Благодаря ему можно инвентаризировать все имущество, находящееся на балансе компании или производства, а также то, что состоит на забалансовых счетах.

В каких случаях следует проводить инвентаризацию по штрих-кодам?

Существует несколько способов инвентаризации балансового и забалансового имущества организаций. Специалисты советуют выбирать наиболее подходящее решение, учитывая размеры компании, масштабы производства или поставок, виды имущества и другие нюансы. Благодаря этому удастся не только быстро выполнять работу, но и держать все под контролем без каких-либо сложностей.

Использование расширения «Инвентаризация по штрих-коду» в 1С рекомендуется в следующих случаях:

1. Для регулярного проведения инвентаризации в магазинах, а также на складских помещениях. Программа подходит для применения независимо от разновидности продукции и товаров. Она позволяет разделять все имущество на группы и категории, что значительно облегчает ведение отчетности.
2. Для контроля достаточно большого количества основных рабочих средств, инструментов и инвентаря. Благодаря большой оперативной памяти программы удается загрузить информацию о каждом изделии, а затем при необходимости оперативно найти нужные сведения.
3. Для исключения вероятности возникновения излишка, недостачи, пересортицы. С помощью инвентаризации по штрих-кодам удается оперативно обрабатывать огромные количества материалов с высокой точностью подсчетов. Таким образом, компании, которые используют данный метод учета, отмечают снижение убытков, вызванных неверными подсчетами.
4. Для быстрого выполнения работы. Система позволяет считывать один штрих-код меньше, чем за секунду, – это особенно важно для крупных предприятий, а также компаний с несколькими филиалами.
5. Для ведения точной инвентаризации, при которой не будут допущены какие-либо ошибки. Данное расширение не искажает данные, поэтому пользователям не придется тратить дополнительное время на проверку полученных результатов.

Когда необходимо проводить инвентаризацию?

Инвентаризация имущества может проводиться каждый месяц, раз в полгода, ежегодно или с любой другой частотой, просто для рутинного контроля вашего имущества. Обычно это предусматривается в регламенте организации и при необходимости может быть изменено, в зависимости от определенных условий. Однако существует ряд ситуаций, в которых она требуется в обязательном порядке:

· поступление новой продукции, инвентаря и инструментов, основных средств, а также других изделий;
· оформление годовой бухгалтерской отчетности – в данной ситуации инвентаризация осуществляется в обязательном порядке, согласно требованиям Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
· подготовка имущества к продаже;
· для сдачи того или иного имущества для краткосрочной либо долгосрочной аренды;
· компания меняет лицо, которое несет материальную ответственность за имущество;
· при выявлении случаев порчи имущества либо его хищения вне зависимости от размеров;
· перед сменой складского помещения, магазина, офиса либо места другого назначения;
· впоследствии пожара, любой аварийной ситуации и других непредвиденных случаев;
· при реорганизации фирмы;
· если владельцы намерены продать компанию;
· если организация намерена ликвидироваться.

Проведение инвентаризации имущества по штрих-кодам в любой из вышеперечисленных ситуаций позволяет организации избежать материальных потерь и, соответственно, не нести финансовые убытки.

Разновидности ведения учета

Применение данного расширения в программе 1С дает доступ к модулю, который позволяет пользователям использовать наиболее подходящий вид инвентаризации:

1. Выборочная инвентаризация – данный вариант подходит для случаев, когда требуется организация учета имущества на определенных участках или если необходима проверка по отдельным материально-ответственным лицам.
2. Инвентаризация основных средств – эта проверка нацелена только на оценку количества и состояния средств определенной категории.
3. Инвентаризация внеоборотных активов – в таком случае предполагается проверка исключительно такого рода активов.
4. Инвентаризация товарных запасов различных категорий – это оптимальное решение для торговых предприятий. Как правило, она проводится специальной комиссией по необходимости.
5. Периодическая инвентаризация – она удобна для обеспечения периодического учета балансовых и забалансовых активов, а также оценки их состояния. В большинстве случаев руководство предприятия или материально-ответственное лицо самостоятельно определяют частоту проведения учета.
6. Полная инвентаризация – такой вариант заключается в обеспечении проверки всех разновидностей имущества организации. Как правило, она проводится только в конце года, а полученные сведения используются при составлении годовой отчетности. Однако есть ситуации, в которых она проводится внепланово, например, при продаже или реорганизации предприятия.
7. Плановая инвентаризация – в этом случае контроль имущества компании проводится исключительно по установленному графику. Директор фирмы или уполномоченное лицо имеет возможность самостоятельно определять оптимальную частоту проверок, а также при необходимости менять расписание учета или отменить процедуру.

Почему инвентаризация по штрих-коду лучше традиционного метода?

На сегодняшний день все больше пользователей отдает предпочтение инвентаризации имущества с помощью штрих-кодов. Традиционная инвентаризация проводиться комиссией, а люди как известно могут ошибаться.В таком случае существует довольно высокий риск допущения неточностей.

Инвентаризация по штрих-кодам характеризуется высокой степенью достоверности информации. К тому же, с помощью него можно оперативно проверить, все ли хозяйственные операции были своевременно отражены в документации. По результатам проверки удается своевременно устранить любые неточности, за счет чего не возникнет каких-либо проблем в бухгалтерском учете.

Идентификация по штрих-кодам имеет ряд преимуществ в сравнении со стандартной переписью имущества:

1. Методика предполагает автоматический ввод информации о той или иной категории имущества, поэтому в документах отражается точное число оцениваемых активов.
2. Технология сканирования обеспечивает максимально быстрый подсчет количества предметов, благодаря чему пользователь в короткие сроки собирает и обрабатывает информацию о наличии товаров, рабочего инвентаря, техники инструментов, других активов компании.
3. В составленной по итогам инвентаризации документации отражается наименование изделий, их количество, а также дополнительные характеристики и описание состояния основных средств либо товаров. Данные сведения достаточно часто используются при принятии решений, которые связаны с использованием конкретного имущества предприятия.

Инвентаризация по штрих-кодам – один из самых востребованных способов ведения учета спецодежды, мебели, техники, материалов, инструментов товаров. Благодаря улучшенной технологии сбора данных она выполняется в ускоренном режиме и, соответственно, подходит даже для частого применения. При этом скорость процедуры не сказывается на точности подсчетов.