Инвентаризация основных средств – это обязательный учетно-контрольный процесс, направленный на проверку фактического наличия, технического состояния, условий хранения и эксплуатации объектов основных средств (ОС) с последующим сопоставлением полученных данных с бухгалтерскими записями.

Этот процесс позволяет:

• Установить достоверность бухгалтерского учета ОС.
• Выявить расхождения между учетными и реальными показателями.
• Обеспечить сохранность имущества организации.
• Подтвердить права собственности на активы.
• Оценить необходимость ремонта, модернизации или списания объектов.

Преимущества инвентаризации основных средств

Проведение инвентаризации основных средств (ОС) дает организации ряд важных преимуществ, которые помогают улучшить управление активами, повысить финансовую дисциплину и минимизировать риски.

К основным преимуществам инвентаризации основных средств относят:

Контроль сохранности имущества

Предполагает выявление недостач и хищений – позволяет обнаружить пропажу или незаконное использование активов. Снижает риск мошенничества со стороны сотрудников и укрепляет ответственность.

Достоверность бухгалтерского и налогового учета

Обеспечивает соответствие и выполнение требований ФЗ №402 “О бухгалтерском учете” и Налогового кодекса. Помогает исключить ошибок в отчетности и производить правильный расчет налога на имущество и амортизации.

Повышение эффективности использования ОС

Подходит для выявления неиспользуемого имущества, определения необходимости ремонта или модернизации и снижения затрат на содержание.

Поддержка управленческих решений

Данные инвентаризации помогают планировать закупки новых ОС, проводить анализ обеспеченности предприятия основными фондами и повышать прозрачность бизнеса.

Защита от финансовых и юридических рисков. 

Включает  подготовку к проверкам, что приводит к снижению штрафов за нарушения учета (ст. 120 НК РФ). Используется для подтверждения права собственности и снижения страховых рисков.

Основные этапы инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств (ОС) проводится в несколько последовательных этапов, каждый из которых имеет свои задачи и особенности.

Подготовительный этап

Включает процесс проверки и его документальное оформление.

Действия:

✔ Издание приказа (форма ИНВ-22) – утверждаются:

• сроки инвентаризации;
• состав комиссии (бухгалтер, материально ответственные лица, технические специалисты);
• перечень проверяемых объектов.

✔ Подготовка документов – сбор технических паспортов, инвентарных карточек, актов ввода в эксплуатацию.

✔ Определение метода проверки (сплошная или выборочная).

✔ Оповещение подразделений – согласование времени для минимизации disruptions.

Фактическая инвентаризация

На этом уровне устанавливают реальное наличие и состояние объектов основных средств.

Действия:

✔ Физический осмотр – идентификация каждого объекта по инвентарным номерам.

✔ Фиксация параметров:

• местонахождение;
• техническое состояние (исправность, износ);
• фотодокументирование (при необходимости).

✔ Сверка с документами – сравнение с данными бухучета (инвентарными карточками).

✔ Заполнение описи (форма ИНВ-1) – вносится:

• наименование ОС;
• инвентарный номер;
• балансовая стоимость;
• фактическое состояние.

Проверяются даже арендованные ОС, если они учтены на балансе. Отсутствующие или неопознанные объекты отмечаются отдельно.

Выявление расхождений

Предполагает сопоставление фактических данных с учетными и выявление несоответствий.

Действия:

✔ Составление сличительной ведомости (форма ИНВ-18) – фиксация:

• Излишков (неучтенных объектов);
• недостач (отсутствующих по документам);
• ошибок в описании (марка, модель, стоимость).

✔ Анализ причин расхождений:

• ошибки учета;
• хищения;
• естественный износ;
• некорректное списание.

Заключительный этап

На этом этапе утверждают итоги инвентаризации и отразить их в учете.

Действия:

✔ Подготовка итогового акта – подписывается всеми членами комиссии.

✔ Утверждение результатов руководителем организации.

✔ Бухгалтерские проводки.

✔ Корректировка реестров – обновление инвентарных карточек (ОС-6).

✔ Принятие управленческих решений.

На последнем этапе принимают решение о ремонте или модерниназции основных средств, списании непригодных или об усилении контроля за сохранностью.

Нюансы инвентаризации основных средств

Привлечение оценщиков в отдельных ситуациях

При инвентаризации основных средств, особенно объектов недвижимости (зданий, сооружений, земельных участков), часто привлекают профессиональных оценщиков. Это не просто формальность, а необходимость, обеспечивающая: объективность данных (стоимость, износ), соответствие закону (особенно для налоговых и юридических целей), защиту от финансовых и судебных рисков. Привлечение специалистов позволяет значительно сэкономить время и силы работников и администрации предприятия.

Если предполагается проверка техники и оборудования

Если при инвентаризации основных средств проверяют технику и оборудование, то недостаточно просто сверить инвентарные номера – обязательно требуется их физический осмотр и проверка в рабочем состоянии. 

Проверка включает:

• Визуальный осмотр – корпус, маркировка, инвентарный номер.
• Пробный запуск – проверка работы в штатном режиме.
• Диагностика (при необходимости) – замеры напряжения, тест-программы.
• Фиксация результатов – акт технического состояния, фото/видео.

Последствия отказа от проверки “включением”

•  Учет “мертвого” оборудования – налог на имущество платится за нерабочие активы.
•  Выявленные хищения – отсутствие техники обнаружится только при попытке продажи.
•  Неправильная оценка фондов – искажение данных баланса и отчетности.

Обязательное включение и осмотр техники при инвентаризации – это не бюрократия, а необходимость, которая позволяет подтвердить реальную стоимость активов, выявить скрытые проблемы. Такой подход дает возможность принимать обоснованные решения о ремонте или списании, исключить финансовые потери из-за неучтенных поломок или хищений.

Без такой проверки инвентаризация превращается в формальность, а компания рискует получить искаженные данные учета.

Проведение инвентаризации обособленным подразделением

Проведение инвентаризации основных средств, расположенных территориально удалено от головного офиса, имеет ряд организационных и методических особенностей.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) действует на основании доверенности от головной организации. При этом ответственные лица назначаются приказом с указанием сроков и объема проверки. Для получения объективных результатов желательно включение в комиссию представителя головного офиса (возможно в формате видео-контроля).

Все документы оформляются по месту нахождения ОС с последующей передачей в головной офис. Используются электронные подписи и сканированные копии для ускорения процесса. Процедура предполагает обязательное ведение фото/видеофиксации состояния объектов и всех этапов проведения.

Для автоматизации процесса рекомендуется использовать:

1. Мобильные приложения для инвентаризации с геолокацией.
2. Облачные сервисы для оперативной передачи данных.
3. Чат-боты для оперативных консультаций с головным офисом.
4. QR-кодирование объектов для быстрой идентификации.

Виды инвентаризации основных средств

Выбор вида инвентаризации основных средств зависит от целей проверки, нормативных требований и конкретной ситуации в организации.

Выделяют несколько видов:

По периодичности проведения:

• Плановая – проводится в установленные сроки (например, перед составлением годовой отчетности).
• Внеплановая – возникает при необходимости (кража, стихийное бедствие, смена материально ответственных лиц).

По охвату объектов:

• Полная – проверка всех ОС организации.
• Выборочная – проверка отдельных групп ОС (например, только техники или транспорта).

По методу проведения:

• Натуральная – физический осмотр и пересчет объектов.
• Документальная – сверка данных инвентарных карточек (ОС-6) с бухгалтерскими записями.

По основаниям проведения:

• Обязательная (по закону, например, перед годовой отчетностью или при реорганизации).
• Инициативная (по решению руководства).

Если требует закон выбирают плановую/внеплановую полную инвентаризацию основных средств. При проверке части имущества – выборочную, а при необходимости физического осмотра – натуральную.

Сроки проведения инвентаризации основных средств

Обязательно проводится перед годовой отчетностью, при ЧП или смене ответственных лиц. Обычно полную проверку делают раз в 1–3 года, выборочную – 1–2 раза в год. Закрепите график инвентаризации в учетной политике компании, чтобы избежать претензий контролирующих органов.

Сроки проведения этапов:

• Приказ издают (ИНВ-22) за 10 дней до начала.
• Фактическая проверка (осмотр ОС) проводится в срок 1 дня до 2 недель (зависит от объема).
• Сверка с учетными данными занимает 3–5 рабочих дней.
• На утверждение результатов требуется до 10 дней после проверки.

Инвентаризация основных средств, особенно в территориально удаленных подразделениях, – это сложный, но крайне важный процесс, требующий тщательной организации и учета множества нюансов. Грамотно проведенная проверка позволяет не только выполнить формальные требования законодательства, но и получить реальную картину состояния активов компании, что критически важно для принятия управленческих решений.