Сличительная ведомость результатов инвентаризации – это документ, который составляют для сравнения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с учетными данными, отраженными в бухгалтерии. Руководители используют эту ведомость для принятия решений о дальнейшем использовании или утилизации имущества, а также для анализа эффективности работы сотрудников. Данные из сличительной ведомости специалисты применяют для внесения изменений в бухгалтерские записи, чтобы привести учет в соответствие с реальной ситуацией.

Основные функции сличительной ведомости результатов инвентаризации

К основным функциям сличительной ведомости относят:

• фиксацию отклонений;
• анализ причин расхождений;
• предложение мер по исправлению

Ведомость содержит информацию обо всех случаях несоответствия между фактическим наличием имущества и данными учета. Например, если в ходе инвентаризации была обнаружена недостача или излишек какого-либо актива, это отражается в документе.

 В некоторых случаях в ведомости указывают возможную причина выявленных отклонений. Это может быть связано с ошибками в учете, естественным износом, утратой имущества или иными факторами.

 В зависимости от характера расхождений в ведомости могут быть предложены конкретные меры по урегулированию проблемы. Например, списание недостающего имущества, зачисление излишков на баланс или проведение дополнительного расследования.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации: структура документов

Документ представляет собой таблицу, которая детализирует различия между фактическими данными, полученными в ходе инвентаризации, и данными бухгалтерского учета.

Заголовочная часть

• Название документа: Обычно указывается полное название организации, название документа («Сличительная ведомость результатов инвентаризации»), номер документа и дата его составления.
• Период инвентаризации: Указывается период, за который проводилась инвентаризация (например, с 01.10.2023 по 31.12.2023).
• Состав инвентаризационной комиссии: Здесь перечисляются члены комиссии, проводившей инвентаризацию, с указанием должностей и ФИО.
• Объект инвентаризации: Описывается, какие конкретно активы были проинвентаризированы (например, товары на складе, оборудование цеха, денежные средства в кассе и т.п.).

Таблица отклонений

• Номер строки: Каждый случай отклонения получает уникальный порядковый номер для удобства ссылок и отслеживания.
• Код/номер позиции: Уникальный идентификатор объекта инвентаризации (например, инвентарный номер основного средства, артикул товара и пр.).
• Наименование актива: Полное название объекта инвентаризации (например, компьютер, монитор, канцелярские принадлежности и т.д.).
• Единица измерения: Единицы, в которых измеряются объекты инвентаризации (штуки, килограммы, метры и т.д.).
• Количество по документам: Указывается количество данного актива, которое числится в бухгалтерских документах до начала инвентаризации.
• Фактическое наличие: Фактическое количество актива, установленное в ходе инвентаризации.
• Отклонение (+/-): Разница между количеством по документам и фактическим наличием. Если фактическое наличие больше, чем по документам, это обозначается как избыток (излишек); если меньше — как недостаток (недостача). Отклонения могут выражаться в штуках, килограммах и других единицах измерения.
• Стоимость отклонения: Стоимость отклонения рассчитывается исходя из разницы между фактическим наличием и данными учета, умноженной на цену единицы актива. Стоимость отклонений может быть положительной или отрицательной в случае фиксирования излишков/недостач соответственно.
• Причины отклонения: Здесь могут быть указаны предполагаемые причины выявленных отклонений (например, ошибка учета, естественный износ, кража, брак продукции и др.). В примечаниях также могут быть даны пояснения или предложения по урегулированию проблемы.
• Рекомендации: В этой графе могут содержаться предложения по решению выявленной проблемы, такие как списание недостачи, включение излишков в оборот, проведение служебного расследования и т.д.
• Примечания: Любые дополнительные комментарии или пояснения, касающиеся конкретных случаев отклонений.

Итоговая часть

Суммируются общие значения отклонений по количеству и стоимости для всего перечня объектов инвентаризации. Эксперты делают обобщенные выводы о сличении фактических остатков и предлагают  рекомендации по улучшению учета и предотвращения будущих расхождений.

Документ заверяется подписями председателя и членов инвентаризационной комиссии, а также ответственного лица (чаще всего руководителя подразделения или главного бухгалтера).

Примечания

Иногда в больших организациях сличительную ведомость результатов инвентаризации разбивают на отдельные таблицы для разных категорий активов (например, основные средства, материалы, денежные средства и т.д.), чтобы облегчить анализ и управление каждым видом имущества.

В современных условиях многие компании используют специализированные программы для автоматизации инвентаризации, которые автоматически формируют сличительные ведомости после ввода данных.

Такой подход к оформлению сличительных ведомостей позволяет обеспечить прозрачность и контроль над процессом инвентаризации, предоставляя руководству необходимую информацию для принятия взвешенных управленческих решений.

Что делать после составления сличительной ведомости результатов инвентаризации?

После составления сличительной ведомости результатов инвентаризации (например, по форме ИНВ-19) необходимо выполнить ряд обязательных действий для оформления результатов и отражения их в бухгалтерском и налоговом учете.

На первом этапе происходит утверждение результатов:

• Инвентаризационная комиссия передает ведомость руководителю организации.
• Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов (может использоваться форма ИНВ-26).

В приказе указывается общая сумма излишков и недостач и порядок урегулирования расхождений (списание, взыскание с виновных лиц и т. д.).

Далее нужно внимательно проанализировать данные сличительной ведомости. Необходимо разобраться в причинах выявленных отклонений: это могут быть ошибки в учете, естественная убыль (например, усушка товаров), хищения, порча имущества и прочие факторы. Важно понять, почему возникли расхождения, чтобы предотвратить подобные случаи в будущем.

Решение вопроса с излишками

Если в ходе инвентаризации обнаружены излишки, их необходимо правильно оформить и включить в бухгалтерский учет. Алгоритм действий следующий:

• Оприходование излишков: Излишние активы принимаются на баланс как доход текущего периода. Для этого составляется акт приема-передачи или другой аналогичный документ, а сумма излишков учитывается в составе доходов от обычной деятельности (или иных доходов, в зависимости от вида активов).
• Корректировка учетных данных: Бухгалтерия должна внести соответствующие изменения в учетные записи, отразив поступившие излишки на соответствующих счетах.

Решение вопроса с недостачами

Недостача — более сложная ситуация, требующая тщательного рассмотрения. Варианты действий зависят от размера недостачи, степени ответственности сотрудников и установленных внутренних правил компании:

Если недостача произошла по вине конкретного сотрудника, ответственность за возмещение ущерба может лечь на него. В таком случае оформляется приказ о взыскании суммы недостачи с заработной платы работника.

Если вина сотрудника не очевидна или недостача возникла по объективным причинам (например, форс-мажорные обстоятельства), может потребоваться дополнительное разбирательство или служебное расследование.

В ситуациях, когда невозможно установить причину недостачи или взыскать ущерб с ответственных лиц, недостающее имущество списывают с баланса компании. Это оформляют соответствующим актом списания и отражается в бухгалтерском учете.

После обработки излишков и недостач необходимо обновить бухгалтерские записи. Для этого выполняются следующие операции:

• Дебет и кредит счетов: В зависимости от типа активов и обязательств корректируются соответствующие счета бухгалтерского учета. Например, излишки приходуются на счетах материальных запасов, а недостачи списываются через счета расходов.
• Закрытие инвентаризационного периода: После всех корректировок закрывают инвентаризационный период, обновляют остатки на счетах и продолжают ведение текущей хозяйственной деятельности.

Это важно!

Руководству компании предоставляется полный отчет о проведенной инвентаризации, включая все выявленные отклонения, принятые меры и предложения по улучшению учетных процедур. На основании этого доклада могут быть приняты стратегические решения, направленные на повышение эффективности управления активами и финансовыми обязательствами.

Особенности:

• Если инвентаризация проводилась перед сдачей годовой отчетности, все расхождения должны быть отражены в отчетном году.
• При выявлении расхождений в крупных размерах (особенно с признаками хищения) необходимо сообщить в правоохранительные органы.
• Сличительная ведомость, акт инвентаризации, приказ о результатах хранятся не менее 5 лет.

Таким образом, сличительная ведомость результатов инвентаризации – это ключевой документ, позволяющий выявить расхождения между фактическим наличием ТМЦ и данными бухгалтерского учета. Грамотное оформление результатов инвентаризации помогает контролировать сохранность активов, поддерживать достоверность учета и минимизировать налоговые и финансовые риски.Если расхождения значительные, важно оперативно принять меры: провести служебное расследование, урегулировать вопросы с материально ответственными лицами и внести корректировки в отчетность.