Инвентаризация — процесс, позволяющий компаниям контролировать свои запасы, обеспечивать точность учета и минимизировать потери. В условиях современного бизнеса, где скорость и точность имеют первостепенное значение, технологии штрихкодирования и считывания информации становятся незаменимым инструментом для проведения инвентаризаций. 

Что такое инвентаризация?

Процесс проверки наличия и состояния товарных запасов на складе или в магазине называется инвентаризацией. С ее помощью выявляют расхождения между фактическим количеством товаров и данными учета, а также оценить состояние запасов.

Основные цели процедуры включают:

• поддержание точности складского учета;
• выявление потерь и недостач;
• автоматическую оценку состояния запасов;
• оптимизацию управления запасами.

Для многих компаний инвентаризация по штрих-коду выступает обязательной процедурой в соответствии с законодательством или внутренними стандартами. Регулярное проведение инвентаризации помогает обеспечить соответствие всем нормам и требованиям, избежать штрафов.

Есть несколько видов проверок:

• Периодическая — проводится через конкретные промежутки.
• Постоянная — осуществляется на постоянной основе, с учетом каждого поступления и выбытия товара.
• Выборочная — проверка только части запасов для экономии времени и ресурсов.

Что такое штрих-код?

Штрихкод — графическое изображение, состоящее из чередующихся черных и белых полос, в которые “вносят” сведения в зашифрованном виде. Эти данные могут включать информацию о товаре (его название, цену, сведения о производителе, срок годности и прочее). Применяют его для автоматической идентификации и отслеживания товаров, для упрощения процессов учета. 

Типы штрих-кодов

Есть несколько типов штрих-кодов. Каждый из них имеет свои особенности и области применения:

• Одномерные — самый распространенный вариант. Они состоят из чередующихся черных и белых полос.
• Двухмерные (2D-коды) относят к более сложным структурам. Они могут хранить больше информации, чем предыдущий вариант. Их считывают в любом направлении, что делает их более удобными в использовании.
• Специализированные. Они разработаны для конкретных отраслей или приложений.

Все они работают по принципу сканирования. Сканер считывает код, трансформирует его в цифровую информацию и передает данные в систему учета. Это позволяет быстро идентифицировать объект и получить информацию о нем.

Плюсы инвентаризации по штрих-коду

Ускорение процесса

Специальные сканеры значительно ускоряют работу в торговом зале и на складе. Благодаря им данные о товарах считываются мгновенно, что сокращает время на проверку остатков и повышает эффективность процессов.

Уменьшение ошибок при учете

Человеческий фактор — одна из основных причин ошибок в учете. Штрих-коды минимизируют вероятность ошибок, так как информация считывается автоматически, без ручного ввода данных.

Улучшение контроля за запасами

Инвентаризации по штрих-коду позволяют эффективно контролировать запасы. Компании могут быстро выявлять недостачи и излишки, что способствует оптимизации управления запасами.

Экономия времени и ресурсов

Благодаря автоматизации процессов учета и инвентаризации, компании могут значительно ускорить выполнение задач, связанных с обработкой товаров. Это позволяет не только сэкономить время сотрудников, но и снизить расходы на трудозатраты и ресурсы, необходимые для ручного ввода данных и контроля за запасами.

Процесс инвентаризации по штрих-коду

Подготовка

Перед проведением инвентаризации необходимо подготовить персонал и оборудование. Важно обучить сотрудников правильному использованию сканеров и программного обеспечения. Также следует выбрать подходящее оборудование, включая сканеры и компьютеры.

Проведение

Процесс инвентаризации по штрих-кодам включает в себя сканирование товаров. Сотрудники проходят по складу или магазину, сканируя специальные графические символы на товарах. Полученные данные сравниваются с учетными записями, что позволяет выявить расхождения.

Процесс сканирования может включать:

• Сканирование по категориям: Сотрудники могут сначала сканировать товары одной категории, а затем переходить к следующей.
• Сканирование по местоположению: Если товары организованы по местам хранения, сотрудники могут сканировать все товары в одном месте, прежде чем переходить к следующему.

После сканирования информация о каждом товаре автоматически передается в программное обеспечение для учета. Важно убедиться, что данные корректно загружаются и отображаются в системе. В некоторых случаях может потребоваться ручной ввод данных для товаров, у которых отсутствуют штрих-коды.

Обработка результатов

После завершения инвентаризации необходимо проанализировать результаты. Важно выявить причины расхождений и внести корректировки в учетные данные. Это поможет избежать подобных ситуаций в будущем.

На основе выявленных причин расхождений необходимо разработать меры по их устранению. Это может включать:

• Корректировка учетных данных. Внесение изменений в систему учета для отражения фактического состояния запасов.
• Улучшение процедур учета. Оптимизация процессов, связанных с учетом и инвентаризацией, чтобы минимизировать вероятность повторения ошибок в будущем.
• Обучение персонала. Проведение дополнительных тренингов для сотрудников, чтобы повысить их квалификацию и снизить вероятность ошибок.
• Внедрение новых  подходов. Рассмотрение возможности использования автоматизированных систем учета или улучшенных сканеров, которые могут повысить точность и скорость инвентаризации.

После внедрения мер по устранению расхождений важно установить систему мониторинга и контроля, чтобы отслеживать эффективность принятых решений. 

Программное обеспечение для инвентаризации

Обзор популярных программ для инвентаризации по штрих-коду

Существует много программ, которые поддерживают инвентаризацию по штрих-коду. Некоторые из наиболее популярных решений включают:

• 1C:Управление торговлей — это мощная платформа, позволяющая автоматизировать учет товаров, проводить инвентаризацию и управлять запасами. Она поддерживает работу со штрих-кодами и интегрируется с различными устройствами.
• SAP Business One — это ERP-система, имеющая весь необходимый функционал для управления инвентаризацией, включая поддержку штрих-кодов. Подходит для малых и средних предприятий.
• Zoho Inventory — облачное решение для управления запасами, позволяющее отслеживать товары, проводить учет и генерировать отчеты.
• QuickBooks Commerce — это еще одно облачное решение, которое предлагает функции для управления запасами и учета с использованием штрих-кодов.

Критерии выбора программного обеспечения

При выборе программного обеспечения для инвентаризации с использованием штрих-кодов важно учитывать несколько ключевых факторов:

• Функциональные возможности. Программа должна быть оснащена всеми функциями, необходимыми для учета и инвентаризации. В том числе она должна поддерживать работу со штрих-кодами и обеспечивать возможность автоматического формирования отчетности.
• Удобство использования. Интерфейс должен быть понятным для работников, чтобы они могли быстро освоить работу с программой без необходимости прохождения длительных тренингов и семинаров.
• Совместимость. Важно, чтобы программное обеспечение могло корректно работать с другими системами: бухгалтерскими программами, системами управления отношениями с клиентами (CRM). Это упростит обмен данными и повысит общую эффективность работы.
• Поддержка и обновления. Наличие технической поддержки и регулярные обновления программного обеспечения являются важными аспектами, которые помогут обеспечить его стабильную работу и соответствие современным требованиям.

Интеграция

Интеграция позволяет автоматически передавать данные о товарах между системами. Это обеспечивает более точный учет запасов и минимизирует расхождения.

Основные варианты интеграции:

1. ERP / CRM – автоматическая автоматизация и учет товаров, управление остатками, заказами.
2. WMS (складские системы) – отслеживание перемещений, инвентаризация, приемка/отгрузка.
3. POS-системы – быстрая продажа товаров через сканирование.
4. Мобильные приложения – сбор данных через смартфоны (например, для инвентаризации).
5. 1С, SAP и др. – синхронизация данных о товарах, ценах, остатках.

Объединение данных из различных систем (например, ERP, CRM и WMS) обеспечивает единый источник информации, что упрощает анализ и принятие решений. Это позволяет избежать дублирования данных и несоответствий.

Результаты использования штрихкодирования при инвентаризации

Таким образом, благодаря проведению штрихкодирования при инвентаризации происходит:

• ускорение процесса инвентаризации;
• снижение числа ошибок;
• повышение контроля над запасами;
• оптимизация бизнес-процессов;
• увеличение общей прибыльности компании.

Внедрение штрихкодирования при инвентаризации дает компаниям возможность значительно сократить время на проведение учета товаров, уменьшить количество ошибок, улучшить контроль за запасами и оптимизировать бизнес-процессы. Все это в конечном итоге приводит к повышению общей прибыльности бизнеса.

Использование штрихкодирования — это современный и эффективный способ учета товаров, который позволяет значительно улучшить бизнес-процессы компании. Интеграция специализированного программного обеспечения для инвентаризации с другими корпоративными системами создает единую и слаженную экосистему для эффективного управления бизнесом.